GESTÃO DE DOCUMENTOS

Você tem uma empresa? Então, já deve estar consciente de que diariamente ela produz uma grande quantidade de documentos como, por exemplo, os dados de contratação dos próprios funcionários, recibos, relatórios, fichas de clientes e fornecedores, entre outros que contêm informações importantes sobre o negócio e que não devem ser descartadas por motivos de segurança.

Ao longo da vida útil da empresa, ela vai acumulando todos os documentos produzidos, o que pode se tornar um verdadeiro problema, tanto de espaço quanto de organização e administração. Para evitar a bagunça e os prejuízos, é recomendado que as corporações adotem a gestão de documentos, que traz uma série de benefícios. Acompanhe abaixo, mais informações sobre gestão de documentos:

O que é a Gestão de Documentos

A gestão de documentos se caracteriza por ser uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos, desde o início dos negócios até a fase corrente, ou seja, durante a sua vida útil. No universo da informática, a gestão de documento pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar.

Na era da tecnologia, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la ao seu favor. Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância.

Como é feita a Gestão de Documentos

A gestão de documentos é feita por fases, que visam o máximo de organização para que  as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo. Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico.

Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram. Na terceira fase, o gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição. A última fase da gestão de documentos é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é o método mais eficaz para localizar os documentos durante a execução das suas atividades diárias.

Quais são os benefícios da Gestão de Documentos

A sua empresa ainda não adotou a gestão de documentos? Ela pode estar perdendo muito em organização, tempo e até mesmo em dinheiro. Veja a seguir, quais são os benefícios da gestão de documentos:

– Recuperação do espaço físico:

Em pleno o século 21, muitas empresas ainda têm as suas salas abarrotadas por pilhas e mais pilhas de papel, que não podem ser descartados porquem têm informações importantes. Ao optar pela gestão de documentos, a corporação pode recuperar o espaço físico, uma vez que os documentos são convertidos para um formato eletrônico e mantidos em um sistema de computador, permitindo um melhor aproveitamento do espaço físico.

– Organização dos documentos:

Sem dúvidas, um dos principais benefícios da gestão de documentos é a organização que ela proporciona aos documentos da empresa, pois eles são armazenados por categorias, temas, nível de importância e data de expedição, evitando que eles se misturem e causem confusões nos funcionários.

– Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos:

A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera uma economia de tempo. Afinal de contas, quando os documentos estão organizados por categorias e existe um método de busca, fica muito mais fácil de o funcionário abrir exatamente o arquivo que precisa e empregar o seu tempo na execução do seu serviço.

– Segurança das informações da Empresa:

Todos os documentos produzidos por uma empresa são compostos por informações, desde as mais relevantes até as menos importantes, que devem ser protegidas. A gestão de documentos possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois são protegidas por programas eletrônicos específicos.

– Praticidade para a elaboração de relatórios:

A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem organizados.

– Redução de custos:

Com a gestão de documentos de forma eletrônica, a empresa reduz os seus custos, pois não há mais a necessidade de funcionários e de equipamentos para fazer a administração do acervo físico dos documentos.

Por que organizações públicas devem fazer a Gestão de Documentos

Segundo a Lei de Acesso a Informações Públicas – nº 12.527, as organizações que atuam no âmbito público como, por exemplo, prefeituras e assembleias  são obrigadas a disponibilizar os seus documentos para que sejam consultados pela população. Portanto, para se enquadrar na lei, garantir a idoneidade e organização  das suas informações,  elas devem optar pela gestão de documentos.

Por que organizações privadas devem fazer a Gestão de Documentos

Fazer a gestão de documentos está entre as principais dificuldades das empresas, independente do seu porte ou atuação. Segundo um estudo realizado pela ABGD (Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos), um funcionário pode perder até 2 horas por dia para encontrar documentos que estão perdidos dentro da própria organização. Já, as empresas que fazem a gestão de documentos de forma eletrônica, o funcionário encontra o documento em apenas 12 segundos.

Por isso, as empresas que visam o crescimento devem se preocupar com o que realmente importa, que é a execução das suas atividades diárias com o objetivo de atingir resultados positivos.  A gestão eletrônica de documentos tem um importante papel nesta missão, pois ajuda a poupar tempo, que no mundo empresarial equivale a dinheiro.

Publicado originalmente no site Sima Gestão

Fonte:Administradores