A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA UMA EMPRESA

Poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos. Sendo assim, a maioria administra os seus documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.

Isso não faz sentido. Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não possui um bom gerenciamento de documentos?

Dispor dessa ferramenta administrativa é muito simples e necessita de um investimento baixo. Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.

Neste post, vamos entender a importância e como atingir excelentes resultados. Confira:

O que é gestão de documentos?

Inicialmente, é necessário entender melhor essa ferramenta administrativa.

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento seguro e adequado de documentos de maneira eficiente e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.

Qual é a importância desse procedimento para a empresa?

Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade.

São informações fundamentais, tais como:

• dados cadastrais;
• estatísticas da corporação;
• registros de procedimentos internos;
• contratos com fornecedores e com clientes.

Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.

Todavia, muitos gestores adotam medidas equivocadas de gerenciamento desse patrimônio, causando alto risco de:

• perdas;
• exposição de conteúdos sigilosos;
• demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência.

Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A organização dos documentos da empresa proporciona um fluxo mais rápido e viabiliza um melhor acompanhamento de todos os seus processos.

Por que investir na gestão documental?

Uma má gestão documental pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da corporação — fatores que comprometem significativamente os resultados do empreendimento.

Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado significamente a maneira como as organizações administram as suas informações. Ou seja, é preciso estar apto para atender às necessidades do mercado, cada vez mais tecnológico.

Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a instituição não consegue otimizar as suas operações e os seus processos, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.

A gestão de documentos como ferramenta estratégica

A gestão de documentos tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência.

Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade e a qualidade do processo decisório.

Contudo, as vantagens não se resumem a isso. Ainda podemos citar:

• economia de espaços físicos destinados ao arquivamento;
• redução de custos operacionais;
• segurança e confidencialidade das informações;
• otimização do tempo das atividades e dos processos;
• melhor gerenciamento dos recursos financeiros;
• maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados;
• identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários;
• aprimoramento da gestão empresarial como um todo.

Uma das principais vantagens desse mecanismo administrativo é permitir que a companhia cresça de maneira segura e planejada.

Como fazer uma gestão documental eficaz?

Por todas as vantagens já apresentadas, certamente, você pode perceber que a gestão documental é essencial para o crescimento eficiente do seu negócio. Porém, a maneira mais eficaz de realizar esse procedimento é por meio da gestão eletrônica de documentos (GED).

A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os 3 principais pilares de todo processo:

• tempo;
• recursos;
• e produtividade.

Ou seja, a instituição está investindo na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão.

Um software GED flexível, integrado e tecnologicamente avançado contribui diretamente para tornar toda a gestão dos registros documentais da sua organização mais eficaz, pois permite:

• automatização e uniformização dos processos de trabalho;
• organização do banco de dados;
• controle do fluxo de informações;
• armazenamento em nuvem;
• preservação dos registros corporativos;
• sistema de rastreabilidade com busca avançada;
• reconhecimento de arquivos por OCR (recurso tecnológico de identificação de caracteres em arquivos de imagem);
• indexação (ação de descrever e identificar um documento conforme o seu assunto);
• confidencialidade e privacidade;
• backups automáticos;
• segurança do acervo;
• integração com sistemas e ferramentas;
• compartilhamento de informações;
• melhoria na comunicação organizacional;
• produção automática de indicadores de gestão.

Por fim, a gestão de documentos pode te auxiliar a gerenciar melhor o seu negócio. Utilizar a tecnologia para otimizar a documentação empresarial é uma maneira inteligente e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer.

Portanto, analise criteriosamente a sua gestão de informações e de documentos e considere a necessidade de fazer um bom uso das funcionalidades dessa ferramenta, avaliando as melhores alternativas de gestão eletrônica de documentos para a sua empresa.

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Este é um guest post da DocSysNet – Digitalização e Impressão.

Fonte: Flowup